拿不到回款的项目，通常在结算审计阶段缺这少那，不停地在补资料……造成这些现象的原因就是因为决算资料质量低下、不完善！

为了加强核算过程资料标准化管理，提高项目部的经营意识和风险识别能力——

部分核算过程资料△

确保工程结算资料的完整性、有效性、及时性、合法性，加快项目送审/审计速度和减少项目结算损失，本期我们对装饰工程24种过程结算资料进行整理汇总，供大家参考学习：

一、完善送审资料的几个要点

完善资料的四个要求△

1、有效性：

① 流转过程不全面；

② 签字无效或效力不够；

③ 内容表述不明确。

2、连贯性：

① 材料签价与材料报验不相符；

② 深化图纸与隐蔽不相符；

③ 竣工图纸与现场不相符；

④ 竣工图纸与报价不相符。

3、完整性：

证据链闭合——完整的签证签价单由工作联系单或甲方指令单与相对应的基础资料组成（深化图纸、签证签价单、隐蔽单、预算报价等）。

4、及时性：

前期制定好方向、制定好流程并落实跟踪人，资料在内部流转时要由质量员、预算员、项目经理把关后才能报业主、监理。
及时上报，把握时机，紧盯不放松。

以下分别从前期资料、过程经营资料、后期资料三个阶段的资料收集要求、负责人以及注意事项方面分享：

二、前期资料-收集要求

01、招标文件

资料要求：

核算员负责同投标人员交接，做好书面签收，确保招标文件同投标时的资料完整一致，书面资料存档备查。

负责人：

核算员

注意事项：

注意版本，进场后打印存档。

02、招标答疑/询标纪要/承诺函

资料要求：

1）核算员负责同投标人员交接，做好书面签收，确保招标文件同投标时的资料完整一致，书面资料存档备查；

2）核算员对项目部进行全员签字交底。

负责人：

核算员

注意事项：

1）招标答疑/询标纪要/承诺函，项目部需落实责任人收集、整理、存档；

2）梳理投标提疑、投标答疑内容（图纸、清单部分，特别是工程量、漏项子目）进行评估，做好合同洽淡准备；

3）提疑并非越多越好，要有选择性，避免封闭今后二次经营。

03、投标文件（商务及技术）

资料要求：

1）核算员负责同投标人员交接，做好书面签收，确保招标文件同投标时的资料完整一致，书面资料存档备查；

2）核算员对项目部进行全员签字交底。

负责人：

核算员

注意事项：

技术标要注意保存，涉密文件不外传。

04、招标图纸

资料要求：

核算员同投标人员交接，负责收集招标图纸，书面资料存档备查。

负责人：

核算员、项目经理、深化设计

注意事项：

1）电子版招标图纸核算员、深化设计、质量员人手一份保存；

2）以上三人的电子招标图是同一版本。

05、施工合同/补充协议

资料要求：

1）核算员负责搜集施工合同/补充协议，原件交公司相关部门存档，扫描件交质量员，打印存档备查，同步转发项目经理；

2）进场半个月内，核算员负责提炼《合同压缩版》，并组织目部全员交底学习。

负责人：

项目经理、核算员、质量员

注意事项：

1）补充协议需要及时签订，专人跟踪（政府项目重点关注超概问题）；

2）工程签证、签价、设计变更等增加价款，累计涉及金额超过合同价款10%，应与甲方在项目完工前，完成补充协议的签订；

3）合同谈判时，结算条款建议增加《结算报审目录及附件》，便于后期结算送审资料的收集。

06、中标通知书/施工许可证/开工令

资料要求：

质量员负责收集中标通知书/施工许可证/开工令，书面资料存档备查，原件扫描上传。

负责人：

质量员

注意事项：

1）注意时效性、合规性：开工令上日期应在施工许可证下发之后，同时开工条件的描述要有签署意见（同意开工）；开工令日期要与实际开工日期、合同规定日期进行先后比较，分析利弊，确定是否具备实际开工条件，并有对应联系文件；

2）施工许可证：需明确是否需要办理，同时需明确施工范围是否包含我司范围，其中总包办理的施工许可证必须加盖合同章；

3）如项目无施工许可证，应根据法务要求，在进场及过程对应阶段及时发送相关提醒、告知、敦促函件。

07、招标文件

资料要求：

项目经理负责收集甲方及设计签字盖章的施工图纸，留存一份作为结算使用（特殊情况除外）。

负责人：

项目经理、核算员、深化设计

注意事项：

1）如果甲方下发无签字图纸：

① 项目部整理图差（招标图与施工图），并将图差部分上报甲方及设计并取得签字盖章；如有遗漏，可以在后续例会上上报，会议纪要取得甲方及设计签字盖章；

② 同步甲方在我司收文记录上签字。

2）如果甲方以电子版形式下发图纸：

可以通过截图等形式，将下发人、下发图纸版本固定下来，并在后期联系单中反确认该图纸版本，同时注意对应合同内甲方下发图纸时间，做好工期延期资料。

08、图纸会审记录单

资料要求：

1）核算员应参与项目部组织的图纸会审策划会议，提供图纸上需预埋经营的建议；

2）图纸会审后，项目经理或深化设计负责签字盖章，书面资料质量员存档备查。

负责人：

项目经理、深化设计、核算员

注意事项：

1）有整理记录台账，深化设计专人对接，核算员扎口，每条均要有对应记录；

2）设计、甲方、相关的其他单位需要盖章签字。

09、现场界面交接记录单

资料要求：

1）对应招标施工界面的划分，项目经理/施工员负责进场工作面的移交（土建、安装、消防等）；

2）移交单上写明移交时间，移交范围以及我方验收意见。

负责人：

项目经理、施工员

注意事项：

1）对于我方提出的问题，要有闭环措施（发联系单等）；2）存在差异的，尽量取得甲方、监理或交接方书面确认（专项会议纪要）；

3）所划分确定界面在图纸清单外的内容，及时梳理签证。

10、材料封样

资料要求：

1）材料员负责材料封样，同时制作材料品牌确认单提交监理单位、建设单位签字盖章，封样材料保存到材料室，品牌确认单交质量员存档备查；

2）与材料表数量对应（完整）。

负责人：

材料员注意事项：

材料小样规格、品质需符合招标要求。

11、造价相关文件

资料要求：

1）核算员负责收集合同中约定的与造价相关的文件（如：人工费发文，政策性调整文件，取费表等）；

2）项目结算报价需要的清单、定额、软件等。

负责人：

核算员

注意事项：

提前了解当地相关政策规定，防止结算时无法记取；当地政策文件，如有特殊规定，提前报备项目经理，寻找资源办理。

三、过程经营资料-收集要求

12、工程联系单

1-发文

资料要求：

1）质量员起草工作联系单后，需提交核算员审核，再提交项目经理签字确认后送甲方。
甲方回复后需抄送核算员、施工员、项目经理查阅后再存档；

2）建立签收台账，有相关方（注意合同指定人员）签收盖章；

3）建立电子跟踪台账，项目经理定期审阅，关注工作联系单的闭环情况。

负责人：

项目经理、核算员、质量员

注意事项：

1）甲方回复后的工作联系单，需在项目部内部流转；

2）核算员应针对甲方发文工作联系单事项进行分析，涉及造价变更、签证内容，及时整理签证、签价资料上报甲方、监理办理经营资料；

3）联系单需按类别（目的、性质、轻重/缓急）区分，如：商务、工期、协调、敦促、铺垫、推进等，以便于今后与审计相关内容进行快速筛选、整理，同步关联签证、工期。

工程联系单填写要求：

1）工作联系表格内容：工程名称、分类编号、事由、接收单位、填报单位、主题、性质、内容、起草人、签发人、时间等；

2）工程联系单编号：按要求统一编号填写，顺序由质量员排列后确定，如“XXX-GC-×××”；

3）工作联系单如内容较多或为详细说明事宜，可采用文字或图片的附页的形式；4）工作联系单由施工单位填写，项目经理签字并加盖项目章，合同约定的监理单位及建设单位负责人进行签发并加盖公章；

5）工作联系单发文内容要求：诉求明确、真实、合理、完整；

6）工作联系单回复内容要求：回复明确、真实、合理、完整。

2-收文

资料要求：

1）关注甲方、监理发我方的工作联系单的有效性（签字盖章，注意合同指定人员）；

2）建立电子跟踪台账，工作联系单（收文）要逐一梳理，跟踪闭环。
签收盖章。

负责人：

项目经理、质量员

注意事项：

1）甲方回复后的工作联系单，需在项目部内部流转；

2）核算员应针对甲方发文工作联系单事项进行分析，涉及造价变更、签证内容，及时整理签证、签价资料上报甲方、监理办理经营资料；

3）联系单需按类别（目的、性质、轻重/缓急）区分，如：商务、工期、协调、敦促、铺垫、推进等，以便于今后与审计相关内容进行快速筛选、整理，同步关联签证、工期。

3-会议纪要

资料要求：

1）关注甲方、监理发我方的工作联系单的有效性（签字盖章，注意合同指定人员）；

2）建立电子跟踪台账，工作联系单（收文）要逐一梳理，跟踪闭环。
签收盖章。

负责人：

项目经理、质量员

注意事项：

1）甲方、监理等组会的会议纪要，需在项目部内部流转；

2）核算员应针对甲方、监理发文工作联系单事项进行分析，涉及造价变更、签证内容，及时整理签证、签价上报甲方、监理办理经营资料。

13、技术核定单

资料要求：

1）质量员与施工员共同起草后，提交核算员审核，最终项目经理签字确认后送甲方。
甲方回复后，质量员需抄送核算员、施工员、项目经理查阅后再存档；

2）建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环。

负责人：

质量员、施工员

注意事项：

1）规避属于技术措施的风险，注意回复意见的有效性、完整性；

2）技术核定单需与隐蔽确认单相呼应闭环；

3）关注合同中条款对技术核定单有效性的约定，核算员应针对甲方确认工艺、节点做法进行分析，涉及与招标清单、合同施工图纸不一致内容，及时整理变更、签证、签价上报甲方、监理办理经营资料。

技术核定单填写要求：

1）技术核定单表格内容：工程名称、分类编号、接收单位、填报单位、主题、性质、内容、起草人、签发人、时间等；

2）技术核定单编号：按要求统一编号填写，顺序由质量员排列后确定，如“XXX-JS-×××”；

3）技术核定单如内容较多或为详细说明事宜，可采用文字或图片的附页的形式；

4）技术核定单由施工单位填写，项目经理签字并加盖项目章，合同约定的监理单位及建设单位负责人进行签发并加盖公章；

5）技术核定单发文内容要求：诉求明确、真实、合理、完整；

6）技术核定单回复内容要求：回复明确、真实、合理、完整。

14、材料报验单

资料要求：

1）质量员与材料员共同起草后，提交核算员审核，最终项目经理签字确认后送甲方。
甲方回复后，质量员需抄送核算员、材料员、项目经理查阅后再存档；

2）建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环。

负责人：

质量员、材料员

注意事项：

1）规避报验材料品牌、规格、型号、数量关系（如有要求），与招标要求、清单描述不一致；

2）规避材料的报验数量与投标数量、送审数量存在逻辑冲突；

3）关注已签回材料报验的有效性（签字盖章），完整性。

15、隐蔽报验单

资料要求：

1）质量员起草，提交核算员审核，最终项目经理签字确认后送甲方。
甲方回复后，质量员需抄送核算员、材料员、项目经理查阅后再存档；

2）建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环。

负责人：

质量员

注意事项：

1）规避报验工序、做法、材质与清单描述不一致；

2）隐蔽报验要有对应资料佐证闭环（照片，图纸等）；

3）关注已签回隐蔽报验的有效性（签字盖章），完整性，针对性。

16、设计变更单

资料要求：

1）主动办理、深化设计负责收集设计变更单，交核算员存档备查；

2）建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环。

负责人：

项目经理、深化设计、核算员

注意事项：

1）设计变更单上需要有设计、甲方盖章签字；

2）原则上设计变更应在取得经甲方确认的设计变更手续后，方可进行变更内容施工，如果甲方只有口头变更通知，项目部应在变更内容施工实施前，上报变更联系单进行反确认；

3）变更内容实施后，核算员应在合同约定的时间内，上报变更内容造价，项目经理应及时协调甲方、监理、跟踪审计等相关部门在规定的时间内完成造价审核。

17、工程签证单

资料要求：

1）施工员起草陈述签证事项——核算员复核完善用词，提交项目经理签字确认后送甲方。
甲方回复后，质量员需抄送核算员、施工员、项目经理查阅后再存档；

① 签证六要素：定因、定性、定量、定价、定费、定时；

②流程合规性：熟悉了解甲方签证流程，按甲方的签证模板及要求办理。

2）建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环。

负责人：

1）核算员、施工员

2）涉及组价的由核算员整理，现场零星点工由施工员整理

注意事项：

1）关注已签回签证单的有效性（签字盖章）；

2）结合班组签证、工作联系单、设计变更单等，关注签证资料的完整性及时性。

工程签证单填写要求：

1）工程签证单内容：工程名称、分类编号、主题、接收单位、填报单位、内容、起草人、签发人、时间等；

2）工程签证单编号：按要求统一编号填写，顺序由质量员排列后确定，如“XXX-QZ-×××”；

3）工程签证单如内容较多或为详细说明事宜，可采用文字或图片的附页的形式；

4）工程签证单由施工单位填写，项目经理签字并加盖项目章，合同约定的监理单位、审计单位及建设单位负责人进行签发并加盖公章；

5）工程签证单发文内容要求：诉求明确、真实、合理、完整；（如：拆除工程，需明确拆除的材料能否二次利用，是否含垃圾清运费用等）

6）工程签证单回复内容要求：回复明确、真实、合理、完整。
（如：需要明确该签证所包含的工程量、综合单价、相关取费及签证总价）

18、材料签价单

资料要求：

1）项目经理会同材料员、核算员商榷后，再提交甲方确认。
甲方回复后，质量员需抄送核算员、材料员、项目经理查阅后再存档；

① 定价依据的全面性：影像，书面资料，固定选样过程，损耗率等；

② 流程的合规性：熟悉了解甲方签价流程，按甲方的签价模板及要求办理；

③签价的有效性：签价资料要符合合同约定及地方政策规定，如：某些政府项目，有时即使四方签字盖章，签价不一定有效；

2）根据合同形式及主材签价要求，建立电子跟踪台账，明确责任人及时间，跟踪闭环 。

负责人：

项目经理、质量员、核算员

注意事项：

1）进场时重点梳理暂定价项，列入电子跟踪台账，过程跟踪 ；

2）关注已签回材料签价的有效性（签字盖章）、合规性、完整性。

材料签价单填写要求：

1）材料签价单表格内容：工程名称、编号、接收单位、填报单位、材料名称、品牌规格、单位、数量、申报价格、确认价格、起草人、签发人、时间等；

2）材料签价单表编号：按要求统一编号填写，顺序由核算员排列后确定，如“XXX-QJ-×××”；

3）材料签价单表如内容较多或为详细说明事宜，可采用文字或图片的附页的形式；

4）材料签价单表由施工单位填写，项目经理签字并加盖项目章，合同约定的监理单位、审计单位及建设单位负责人进行签发并加盖公章；

5）材料签价单表发文内容要求：材料名称、品牌规格、单位、数量、申报价格；

6）材料签价单表回复内容要求：确认价格。

20、工程过程、隐蔽照片

资料要求：

1）关注隐蔽施工影像证据收集（全面性，针对性），前期策划交底；

2）工期资料定期梳理，定期在群里分享，解析；

3）群内有价值的消息，截图，现场索赔的照片，要有文件夹整理，分门别类，分区域整理；

4）区域内重点部位照片（基层—面层）；

5）大样提前房隐蔽，细部照片 ；

6）工期延期照片单独梳理。

负责人：

项目部全员

注意事项：

照片拍摄时，建议使用“今日相机”，备注时间、地点、区域。

四、后期资料-收集要求

21、工期延期资料

资料要求：

1）因甲方甲供材料供应、其他专业分包单位施工进度滞后以及其他现场因素影响我司施工进度，造成工期风险情况发生后，项目部应及时收集影响我司工期的相关佐证资料；并在相关工期影响因素发生一周内向甲方报送工期延期联系单，按照施工合同条款约定时限办理有效的延期报告资料；

2）规避工期处罚风险外，涉及工期相关计划表、关键工序节点移交确认资料，也可视情况向业主提出窝工、抢工、工期延长反索赔；

3）项目部定期梳理工期资料，单独文件盒保存。

负责人：

项目经理、核算员

注意事项：

1）延期报告如业主不予办理，要换其他方式签一些有证据的资料；

2）项目经理、决算员根据情况及时向业主提出窝工、抢工、工期延长成本增加费用补贴申请报告。

工期延期索赔指引：

22、竣工图纸

资料要求：

1）核算员、质量员或深化设计人员共同去现场丈量尺寸，根据测量手稿，完成竣工图母图；

2）全员读图，核算员根据审计策划，需要对竣工图的绘制进行交底、思路统一，防止后期反复改图。
深化设计绘好后给核算员及项目经理复核后再提交甲方；

3）关注竣工图绘制的及时性、完整性；

① 制定竣工图计划，明确责任人及完成时间 ；

② 核算员复核竣工图与结算清单，保持两者的统一。

负责人：

项目经理、深化设计、核算员

注意事项：

1）注意固定总价、固定综合单价、费率价格合同等不同结算方式下的竣工图绘制的区别，原则上要体现现场的实际情况；

2）与投标报价、隐蔽报验相符，形成闭环。

23、证明文件

资料要求：

1）安全无事故证明 （项目80阶段完成）；

2）水电费缴费记录 （每月水电费缴费记录，扫描备查）；

3）甲供材核对清单 （供应商、甲方代表签字确认 ，过程中分批次核对数量 ，竣工前仓管员同供应商、甲方确认签字后交核算员）。

负责人：

项目经理

注意事项：

关注甲供材核对的完整性、有效性，在项目完工前完成甲供材的核对及退货确认手续。

资料要求：

4）现场物品移交单 （贵重物品的移交单及时扫描存档 ，移交单上注明移交日期/移交清单/移交人等）；

5）奖励或罚款资料（收到甲方、监理罚款单后要抄送决算员备案）；

① 罚款内容和额度是否有合同约定，甲方罚款单需谨慎接收；

② 涉及到班组的罚款，要及时分析原因，转扣班组；

③ 建立电子跟踪台账，核算员在动态成本中更新数据；

6）安全文明施工措施增加费核定表（如需要）；

7）总包配合费的缴费证明（如有）；

8）其他......（根据甲方结算资料要求）。

负责人：

项目经理

注意事项：

关注现场物品移交清单的完整性、有效性。

24、竣工报告

资料要求：

1）按公司统一模板（横表、竖表）；

2）竣工报告的时效性，合规性：竣工验收单上的时间需经评估无风险；

3）四方验收的完整性，有效性：加盖单位公章后为有效。

负责人：

项目经理、质量员

注意事项：

竣工验收报告是送审的前提条件。

最后强调一下：尤其要特别注意资料的有效性！
很多项目都是因此而亏损：

完善送审决算资料的三大范围△

贯穿于项目施工0-100整个阶段的工程决算资料△

过程资料的检查重点△

工程资料的完整性、闭合性及有效性在竣工结算审核中是非常重要的，事关结算审核进度与审核质量。
因此把好资料审核关，对下一步结算审核有至关重要的意义。